Configurer les outils de vie privée

La page Vie privée réunit les outils qui aident votre organisation à documenter ses pratiques de protection des renseignements personnels. Vous les configurez une fois, pour toute l’organisation.

• Vous devez être propriétaire ou administrateur de l’organisation. Les autres utilisateurs voient Activation requise par un administrateur.
• Utilisez un ordinateur : sur un téléphone, la page affiche Écran trop petit.
• Ayez sous la main l’adresse de votre site web et le lien direct vers votre politique de confidentialité.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Vie privée, puis sur Commencer.

2. À l’étape Votre site web, inscrivez l’Adresse de votre site web, puis cliquez sur Vérifier. Quand meo affiche Site trouvé, cliquez sur Activer le portail. Sans site web, cliquez sur Passer.

   Ce bouton met vos outils en place et lance l’analyse de votre politique. Il ne publie rien : votre portail public se publie à la fin.

   

La page Outils de vie privée affiche ensuite votre progression sur 100 et vos outils. Ceux marqués Meo, comme Consentement & droits, sont couverts par meo. Vérifiez tout de même la durée de conservation de vos types de documents.

1. Cliquez sur Responsable & Politique de confidentialité. Sous Analyse automatique, collez au besoin le lien direct vers votre politique, puis cliquez sur Analyser (ou Relancer). Vous pouvez aussi cliquer sur Coller le texte pour faire analyser le texte de votre politique, par exemple après une mise à jour.

2. Vérifiez le Responsable. Si meo l’a trouvé sur votre site, il porte la mention IA. Sinon, cliquez sur Ajouter ou Modifier, remplissez Nom complet, Titre / Rôle, Courriel et, au besoin, Téléphone, puis cliquez sur Enregistrer.

3. Sous Politique de confidentialité, lisez les huit sujets : un crochet indique un sujet abordé, un X un sujet pas clairement abordé, et l’icône i explique chaque résultat. Mettez votre politique à jour au besoin, puis relancez l’analyse : l’étape est complétée quand les huit sujets sont abordés.

   

4. Sous Actions restantes, regardez la ligne Coordonnées publiées sur le site web. Si meo a trouvé les coordonnées de votre responsable sur votre site, la ligne est cochée d’elle-même, avec « Détecté automatiquement sur votre site web. », et ne compte plus dans les actions restantes. Sinon, publiez le titre et les coordonnées de votre responsable sur votre site web, puis cliquez sur C’est fait. Si vous modifiez votre responsable par la suite, la ligne se décoche : cliquez sur Confirmer.

5. À la ligne Politiques internes de gouvernance, cliquez sur Guide, puis sur Télécharger un document type (.docx). Il est prérempli avec vos renseignements. Adaptez-le, puis déposez-le sous Téléverser votre document complété (PDF ou Word, 10 Mo au plus) : l’étape se coche d’elle-même.

   

Si votre responsable n’est pas la personne qui dirige votre organisation, déposez au besoin la lettre qui lui confie ce rôle sous Délégation écrite (facultatif).

1. Revenez à Vie privée, cliquez sur Registre des sous-traitants, puis sur Activer le registre. meo s’y inscrit comme premier fournisseur, avec son évaluation. Cliquez sur Ajouter pour inscrire vos autres fournisseurs.

   

2. Cliquez sur Gestion des incidents, puis sur Activer le registre. Faites de même dans Demandes et droits.

Vos outils sont en place. Une fois toutes ces étapes complétées, la carte Portail public de confidentialité, au bas de la page Vie privée, propose Activer.

• La conformité se gère-t-elle au niveau de l’organisation ou de chaque espace?
• Quels fournisseurs inscrire au registre des sous-traitants?
• Que vérifie l’analyse de votre politique de confidentialité?
• meo suffit-il à rendre votre organisation conforme?

• Publier votre portail public de confidentialité
• Consulter l’historique d’une demande
• Cartes de crédit et conformité PCI