Type de document
Un type de document demande un fichier à votre client, par exemple un permis de conduire, un avis de cotisation ou un spécimen de chèque. Votre client le téléverse dans son portail, et meo le classe dans son dossier. Le catalogue meo en offre plusieurs, marqués Fourni par Meo, et vous pouvez créer les vôtres.
Les réglages
Section titled “Les réglages”Créez un type de document dans une demande, avec Ajouter un élément puis la tuile Type de document, ou dans Paramètres, Catalogue, Gérer les éléments pour le réutiliser. Seuls le propriétaire et les administrateurs enregistrent des éléments dans le catalogue.
- Identification : le Nom du type de document, obligatoire, une Description (facultatif) affichée sous le nom, et des Instructions (optionnel) pour guider votre client.
- Fichiers acceptés : cochez Images, PDF, Word, Excel, Vidéo ou Autres. Au départ, Tous les fichiers est coché; cocher une catégorie le décoche. Sous Taille maximale par fichier, choisissez Standard (jusqu’à 100 Mo) ou Extra large (jusqu’à 25 Go).
- Durée minimale de rétention : combien de temps garder chaque fichier reçu, en jours, en mois ou en années, ou Conserver pour toujours. Un nouveau type de document part d’un an.
- Exemples de documents (optionnel) : jusqu’à 5 images JPEG, PNG, WebP ou HEIC de 10 Mo chacune, pour montrer ce que vous attendez.
Dans une demande
Section titled “Dans une demande”Dans la carte Contenu de la demande, ouvrez le menu ⋯ du document, puis Paramètres. Sous Dépôt de document, la Quantité attendue, de 1 à 100, indique à votre client combien de fichiers vous attendez, par exemple 3 pour trois années d’avis de cotisation. Vous y changez aussi les formats et la conservation pour cette demande seulement. Pour rendre le document facultatif, désactivez Requis pour compléter la demande.
Ce que voit votre client
Section titled “Ce que voit votre client”La carte du document affiche son nom, la mention Requis ou Facultatif, la description, « Quantité attendue : 3 » quand vous attendez plus d’un fichier, vos instructions et, s’il y a lieu, Voir les exemples. Votre client glisse ses fichiers dans la zone de dépôt, qui indique les formats acceptés et la taille maximale; il peut en déposer plusieurs. Tant qu’il n’a rien envoyé, il peut aussi répondre Je ne l’ai pas, avec une précision facultative.
Ce que vous recevez
Section titled “Ce que vous recevez”- Dans la demande, la ligne du document indique « reçu le » et la date. Cliquez dessus pour afficher le fichier. Le menu ⋯ de la ligne propose Télécharger et Demander une correction.
- Le fichier est classé dans le dossier du client, sous Documents. meo enregistre son empreinte SHA-256 au dépôt.
- Chaque fichier reçu porte une échéance : sa date de dépôt plus la durée de conservation.
- Si votre client répond Je ne l’ai pas, la ligne affiche Non disponible, avec sa précision.