Questions fréquentes

Cinq sortes d’éléments, dans une même demande et dans l’ordre de votre choix :

• Document : le client téléverse un fichier.
• Bloc d’information : le client répond à des questions.
• Déclaration : le client accepte un texte.
• Document à signer : le client signe un PDF.
• Document remis : le client télécharge un fichier que vous lui remettez.

Des sections peuvent aussi regrouper les éléments sous un titre; une section ne demande rien au client. Créez chaque élément pour la demande ou choisissez-le dans votre catalogue. Voir Envoyer une demande à un client et, pour un document remis, Remettre des documents à votre client.

Non. Un client dépose ses documents par le lien personnel d’une demande; meo n’a pas de page de dépôt ouverte à tous. Chaque lien est propre à une personne et lui montre seulement ce qui lui est demandé.

Pour un client qui vous envoie des documents au fil du temps, envoyez-lui une demande avec Garder la collecte ouverte jusqu’à ce que je la ferme : il revient déposer avec le même lien. Voir la collecte ouverte.

Seule exception : un dossier que vous lui partagez avec le niveau Modification, où il ajoute lui-même ses fichiers. Voir Partager des documents avec un tiers.

Oui. À l’étape Envoi, sous Fin de la collecte, choisissez Garder la collecte ouverte jusqu’à ce que je la ferme. La demande reste ouverte même quand tout est reçu, et votre client peut revenir déposer d’autres fichiers avec le même lien.

Quand vous avez terminé, ouvrez le menu ⋯ de la demande et cliquez sur Fermer la collecte. Votre client peut encore consulter la demande, mais ne peut plus rien envoyer. Il n’est pas avisé de la fermeture.

Cette option n’est pas offerte pour une demande qui contient seulement des documents à signer.

Oui, avec un bloc d’information : votre client répond directement dans son portail. Le catalogue meo offre le bloc Numéro d’assurance sociale (NAS), et vous pouvez créer vos propres blocs avec les questions voulues. Pour un mot de passe, choisissez le format Texte protégé : la réponse est masquée à l’écran pendant que votre client la tape.

Les réponses aux blocs d’information sont chiffrées. Elles s’affichent seulement quand un membre qui a accès aux renseignements sensibles des clients clique sur l’élément reçu, et chaque affichage est consigné.

Non, pas encore, mais les demandes récurrentes arrivent bientôt dans meo.

D’ici là, pour une demande que vous refaites souvent, enregistrez-la comme modèle de demande. La fois suivante, choisissez-le sous Partir d’un modèle de demande : il remplit le titre, les instructions et le contenu. Voir Modèles de demande et catalogue.

meo enregistre le téléchargement d’un document remis, pas sa lecture. Dans la demande, la ligne du document indique quand il a été remis et téléchargé, et combien de fois.

Pour exiger le téléchargement, activez Téléchargement requis dans les réglages du document remis : votre client reçoit des rappels jusqu’à ce qu’il le télécharge, et la demande l’attend pour se compléter.

Pour obtenir une confirmation de lecture, ajoutez une déclaration avec Confirmer la lecture. Voir Faire accepter des conditions à votre client sans signature. Pour remettre des documents, voir Remettre des documents à votre client.

Oui. Dans la carte Contenu de la demande, glissez chaque élément par sa poignée jusqu’à sa place. Cet ordre est celui que votre client voit dans son portail.

Pour regrouper des éléments sous un titre, cliquez sur Ajouter une section.

Les éléments sont obligatoires par défaut. Dans la carte Contenu de la demande, ouvrez le menu de l’élément et cliquez sur Rendre facultatif ou sur Rendre requis. Un élément facultatif porte la mention Facultatif. Le même réglage se trouve dans Paramètres, sous Requis pour compléter la demande.

La demande se complète quand les éléments obligatoires sont reçus; les éléments facultatifs ne la retiennent pas et ne déclenchent pas de rappels. Ce réglage vaut pour les documents, les blocs d’information et les déclarations. Pour un document remis, utilisez Téléchargement requis.

Oui. À l’étape Envoi, sous Invitation initiale, désactivez Courriel et SMS. meo n’envoie alors aucune invitation et le bouton final devient Créer. Copiez ensuite le lien de chaque personne avec Copier le lien et transmettez-le vous-même.

Plus tard, retrouvez les liens dans la demande avec Partager. Chaque personne a son propre lien : envoyez à chacune le sien. Sans courriel ni SMS, les rappels automatiques sont désactivés.

Une fois les liens transmis, ouvrez le menu ⋯ de la demande et cliquez sur Marquer comme envoyée : la demande passe de Créée à En cours dans vos listes. meo n’envoie rien à votre client à cette étape.

Envoyez-lui une nouvelle demande qui contient seulement le bloc de carte. Sa nouvelle carte s’ajoute; l’ancienne reste jusqu’à sa date d’expiration.

Si vous n’avez plus besoin de l’ancienne carte, supprimez-la : ouvrez-la dans la demande et cliquez sur Fermer et supprimer la carte, ou supprimez-la depuis l’onglet Infos du contact. Voir Demander une carte de crédit à votre client.

Une option grisée n’est pas permise là où vous êtes, ou pas permise pour votre rôle. Survolez-la : une bulle en donne la raison.

• Nouveau contact et Nouvelle demande : vous n’avez pas la permission de les créer dans cet espace.
• Nouveau dossier, Téléverser un fichier et Importer un dossier : vous êtes dans le dossier Clients, qui contient seulement des contacts, ou sur la fiche d’un contact ailleurs que dans son onglet Documents. Sinon, c’est la permission qui manque.

Oui, une demande peut viser plusieurs personnes, par exemple votre client et son comptable. Chacune reçoit son propre lien et voit seulement ce qui lui est assigné.

Tout ce que la demande reçoit est classé dans le dossier d’une seule personne, celle qui porte la mention Dossier. Un dossier par personne est prévu. Voir la question sur le classement.

Pour des clients qui doivent chacun avoir leurs documents dans leur propre dossier, envoyez une demande à chacun : un modèle de demande remplit chaque nouvelle demande.

Dans le dossier d’une seule personne : celle qui porte la mention Dossier dans la carte Participants. Au départ, c’est la première personne ajoutée. La demande et tous les documents reçus, de toutes les personnes, y sont classés.

Avant l’envoi, vous pouvez choisir une autre personne : ouvrez son menu ⋮ et cliquez sur Classer la demande dans son dossier. Ce choix est offert pour un contact qui a un courriel. Après l’envoi, le dossier ne change plus. Un dossier par personne, Chacun dans son dossier, est prévu. Voir Envoyer une demande à un client.

Oui, tant que la demande est ouverte. Ouvrez la demande, cliquez sur le menu ⋯, puis sur Modifier. Ajoutez les éléments dans Contenu de la demande, puis enregistrez avec Mettre à jour à l’étape Confirmation.

À l’étape Envoi, Aviser le client de la modification envoie un courriel à chaque personne qui a quelque chose de nouveau à faire.

Une demande complétée ou fermée ne se rouvre pas. Cliquez plutôt sur Faire un suivi, dans son en-tête, puis sur D’autres documents ou Une correction : meo crée une suite liée à la demande d’origine, avec un nouveau lien. Voir Faire un suivi après la fin d’une demande.

Ouvrez la demande, cliquez sur le menu ⋯, puis sur Annuler la demande et Oui, annuler. L’annulation est définitive : la demande ne se rouvre pas.

Votre client ne peut plus rien soumettre, et son lien lui indique que la demande a été annulée. Les rappels automatiques cessent. Les documents à signer en cours sont annulés; un document que tous les signataires ont déjà signé est conservé. Ce que votre client a déjà transmis reste dans son dossier.

Par défaut, personne n’est avisé. Activez Aviser les signataires de l’annulation pour envoyer un courriel à chaque personne déjà avisée de la demande. Voir Comprendre la séquence de courriels et de rappels.

Marquez-le comme non requis. Dans la demande, ouvrez le menu ⋯ de la ligne de l’élément et cliquez sur Marquer comme non requis. Inscrivez au besoin une raison, par exemple « reçu par courriel », puis confirmez.

L’élément devient facultatif : il reste visible dans la demande et dans le portail, mais personne n’a plus à le fournir, et il ne retient plus la demande. S’il était le dernier élément attendu, la demande peut se compléter. La raison s’affiche dans l’historique pour votre équipe, jamais pour votre client.

L’option est offerte, tant que la demande est ouverte, pour un document, un bloc d’information ou une déclaration requis dont rien n’a encore été reçu.