Questions fréquentes

Seulement si votre espace le permet. Par défaut, un espace est réglé sur Aviser seulement : rien n’est supprimé, et un résumé vous indique chaque lundi ce qui est échu ou le sera bientôt. Vous décidez quoi supprimer, par exemple depuis la page Échéances.

Avec Aviser et déplacer automatiquement à la corbeille, les documents échus passent à la corbeille, où vous pouvez les restaurer pendant 30 jours; les renseignements reçus échus sont supprimés définitivement. Seuls le propriétaire et les administrateurs font ce choix, dans les Paramètres de l’espace, onglet Conservation. Voir Conservation et suppression automatique des documents échus.

Les personnes qui suivent la demande. La personne qui crée une demande la suit automatiquement : elle reçoit un courriel à chaque dépôt, par exemple « Nouveaux documents soumis », ou « Demande complétée » quand le dépôt complète la demande. Les autres utilisateurs de l’espace ne sont pas avisés.

Pour recevoir aussi ces avis, par exemple pendant les vacances d’un collègue, ouvrez la demande, ouvrez le menu ⋯, puis cliquez sur Suivre. Chacun peut couper ces courriels dans Paramètres, section Compte, page Notifications, avec Documents reçus. Voir Suivre une demande créée par un collègue.

Chaque document reçu dans une demande a sa propre échéance : la date du dépôt plus la durée de conservation de son type. Cette durée se règle dans le Catalogue (un an pour un nouveau type), ou pour une seule demande; un type peut aussi être conservé pour toujours. Un fichier téléversé directement dans un dossier, hors d’une demande, n’a pas d’échéance.

Chaque lundi, un résumé indique aux utilisateurs de l’espace les éléments expirés et ceux qui expirent dans 7 ou 30 jours. À l’échéance, l’espace vous avise seulement, ou met aussi le document à la corbeille, selon son réglage. Voir Conservation et suppression automatique des documents échus.

Cela dépend de la Fin de la collecte choisie à l’étape Envoi. Avec Fermer lorsque la demande est terminée, le choix par défaut, rien ne change : la collecte reste ouverte et les rappels prévus continuent.

Avec Fermer à la fin ou à la date d’échéance, une demande incomplète se ferme à l’échéance : votre client ne peut plus rien envoyer ni signer, et il n’en est pas avisé. Le responsable de la demande et ses abonnés reçoivent « Collecte fermée à l’échéance », et la demande affiche Fermée à l’échéance. Pour obtenir ce qui manque, créez une suite avec Faire un suivi. Voir Comprendre la séquence de courriels et de rappels.

À l’étape Envoi, dans la carte Date et disponibilité, choisissez la Date d’échéance dans le calendrier, ou cliquez sur 1 semaine, 2 semaines ou 1 mois. Elle est fixée une semaine plus tard par défaut, et chaque demande en a une.

Votre client la voit sous Date limite dans ses courriels, et dans son portail. Pour la changer après l’envoi, ouvrez la demande, ouvrez le menu ⋯, cliquez sur Modifier, puis passez à l’étape Envoi.

Cette date ne touche pas les documents : chaque document garde sa propre durée de conservation.

Sous le nom public de votre espace, suivi de « via Meo », par exemple « Cabinet Tremblay CPA via Meo ». Le courriel porte aussi le logo de l’espace. Vous les modifiez dans les Paramètres de l’espace, onglet Image de marque.

L’adresse d’envoi reste celle de meo, sur le domaine notifications.documeo.ca. Quand votre client répond au courriel, sa réponse va à la personne qui a créé la demande, ou, à défaut, au courriel de l’espace.

meo relance chaque personne qui a encore un élément requis à fournir ou un document à signer dont c’est le tour. Par défaut, un rappel part tous les 3 jours, jusqu’à 2 rappels, par courriel. Vous changez ces réglages à l’étape Envoi, carte Rappels automatiques, avec Personnaliser.

Le décompte part du dernier courriel envoyé à la personne ou de sa dernière visite dans son portail. Chaque rappel liste ce qu’il lui reste, par exemple « Il vous reste 2 éléments ». Voir Comprendre la séquence de courriels et de rappels.

Oui, une copie cachée par courriel. À l’étape Envoi, activez Me mettre en Cci dans la carte Invitation initiale, et Me mettre en Cci des courriels de rappel dans la carte Rappels automatiques. Les deux sont désactivés par défaut.

La copie va à la personne qui a créé la demande.

Par le bouton Nouveautés, en haut de l’application. Il présente les dernières mises à jour de meo; Voir toutes les mises à jour ouvre la liste complète.

Oui, par défaut, jusqu’au nombre maximal de rappels. Le réglage Relancer jusqu’à vaut Tout ce qui est demandé est complété (le facultatif mis à part) : les rappels continuent après un dépôt partiel et s’arrêtent quand tout ce qui est requis est reçu. Avec Premier dépôt du client, ils s’arrêtent au premier dépôt.

Le nombre de rappels est limité, 2 par défaut et 3 au plus. Quand votre client revient dans son portail, la série recommence. Quand les rappels sont épuisés, la demande affiche Relance requise dans la liste des demandes : relancez-le vous-même avec Relancer.

Par courriel, par défaut. Chaque personne reçoit un seul courriel qui liste ce qu’il lui reste à fournir ou à signer, avec le bouton Voir ma demande vers son portail. L’objet est « Rappel - » suivi du nom de votre espace.

Pour ajouter le SMS, choisissez Utiliser les canaux de chaque destinataire sous Canal de rappel, dans la carte Rappels automatiques : chaque personne est alors relancée par courriel et par SMS, selon les coordonnées de son contact.

Oui. Le propriétaire de l’organisation reçoit « Il vous reste 7 jours » une semaine avant la fin de l’essai, « Plus que 3 jours » trois jours avant et « Dernier jour d’essai » la veille, puis « Votre essai est terminé » à la fin.

Si vous avez déjà choisi un forfait qui prendra le relais à la fin de l’essai, ces avis ne partent pas.

Non. Le texte des courriels est le même pour tous les espaces, en français et en anglais. Vous choisissez ce qui les personnalise : les Instructions de la demande, reprises dans le courriel, le nom public et le logo de l’espace, et la langue de chaque personne.

Pour voir le courriel tel que votre client le recevra, ouvrez l’Aperçu client pendant que vous composez la demande.

Non. meo n’indique pas si un courriel a été ouvert. Il indique plutôt quand votre client consulte son portail : dans l’Historique de la demande, les lignes A consulté le portail et Connexion au portail le montrent.

Chaque courriel envoyé y affiche aussi son état : Livré, Échec ou En cours. Livré signifie que l’envoi a été accepté, pas que le courriel a été lu. Voir Consulter l’historique d’une demande.

Oui. Dans Documents, ouvrez le menu ⋮ du fichier et cliquez sur Conservation. Repoussez l’échéance avec + 30 jours, + 90 jours, + 1 an ou une date, ou cochez Conserver indéfiniment : l’échéance est retirée et le document n’est jamais supprimé automatiquement.

La page Échéances offre les mêmes choix, Prolonger l’échéance et Conserver indéfiniment, pour plusieurs documents à la fois. Un document déjà mis à la corbeille se restaure pendant 30 jours. Voir Conservation et suppression automatique des documents échus.

Oui. Ouvrez la demande, ouvrez le menu ⋯, puis cliquez sur Relancer. La fenêtre Relancer les personnes en attente montre l’Aperçu du courriel; cliquez sur Envoyer le rappel. Chaque personne qui a encore quelque chose à fournir ou à signer reçoit un rappel, par les canaux de la demande.

Ce rappel ne compte pas dans le nombre maximal de rappels automatiques. Il repousse le prochain rappel automatique.