Comprendre la séquence de courriels et de rappels

meo écrit à chaque personne d’une demande à des moments précis. L’invitation et les rappels listent ce qu’il lui reste à fournir ou à signer, avec un seul bouton vers son portail. Les exemples ci-dessous utilisent un espace nommé Cabinet Tremblay CPA.

Moment	Ce que la personne reçoit	Objet du courriel
Envoi de la demande	L’invitation : ce qui lui est demandé et la date limite, par courriel, par SMS ou les deux.	« Cabinet Tremblay CPA vous demande 3 éléments ». Avec seulement des documents à signer : « Cabinet Tremblay CPA - Document à signer ». Avec seulement des documents remis : « Cabinet Tremblay CPA vous remet 2 documents ».
Son tour de signer, quand les signatures se font L’une après l’autre	« C’est à votre tour de signer », dès que la personne précédente a signé.	« Cabinet Tremblay CPA - Document à signer »
Après quelques jours sans activité	Un rappel qui compte ce qu’il lui reste, par exemple « Il vous reste 2 éléments » ou « Il vous reste 1 document à signer ».	« Rappel - Cabinet Tremblay CPA attend des documents » ou « Rappel - Cabinet Tremblay CPA attend votre signature »
Chaque soumission	Le résumé de ce que vous avez reçu, par courriel seulement. S’il lui reste une signature, le courriel le précise.	« Confirmation - Cabinet Tremblay CPA »
Une correction demandée	Les éléments à corriger, avec la raison.	« Cabinet Tremblay CPA - Correction demandée »
Une modification, si Aviser le client de la modification est activé	Ce qui s’ajoute, par exemple « 2 éléments ajoutés ».	« Cabinet Tremblay CPA - Nouveaux éléments à fournir »
Un document signé par tout le monde	La copie signée en pièce jointe, à chaque signataire, par courriel seulement.	« Copie signée : » suivi du nom du document
Une suite, créée avec Faire un suivi	L’invitation de la suite, avec un nouveau lien. Une personne déjà avisée de la demande d’origine lit « autres éléments ».	« Cabinet Tremblay CPA vous demande 2 autres éléments »
Une annulation, si Aviser les signataires de l’annulation est activé	L’avis d’annulation, à chaque personne déjà avisée.	« Cabinet Tremblay CPA - Demande annulée »

Une personne à qui rien n’est assigné ne reçoit pas d’invitation. Si votre client enregistre un brouillon dans son portail sans le soumettre, il reçoit « Votre brouillon de demande expire dans 7 jours » une semaine avant sa suppression.

À l’étape Envoi, la carte Rappels automatiques est activée par défaut : Tous les 3 jours, Jusqu’à 2 rappels. Cliquez sur Personnaliser pour choisir 2, 3, 5 ou 7 jours entre les rappels, et de 1 à 3 rappels.

• Le décompte part du dernier contact. meo compte les jours depuis le dernier courriel envoyé à la personne ou depuis sa dernière visite dans son portail. Quand elle revient dans son portail, la série recommence au premier rappel.
• Seuls les éléments requis comptent. Un élément facultatif ne déclenche aucun rappel. Les rappels couvrent aussi les signatures dont c’est le tour : un seul courriel liste tout.
• Relancer jusqu’à : Tout ce qui est demandé est complété (le facultatif mis à part), par défaut, ou Premier dépôt du client.
• Canal de rappel : Courriel seulement, par défaut, ou Utiliser les canaux de chaque destinataire pour ajouter le SMS.

Les rappels cessent quand la personne a tout fourni, quand la collecte est fermée ou quand la demande est complétée ou annulée. Une fois la demande envoyée, ces réglages sont verrouillés.

Pour relancer vous-même, ouvrez la demande, ouvrez le menu ⋯, cliquez sur Relancer, puis sur Envoyer le rappel. Ce rappel ne compte pas dans le nombre maximal et repousse le prochain rappel automatique.

La Date d’échéance est fixée une semaine plus tard par défaut. Elle figure dans l’invitation et dans chaque rappel, sous Date limite, ainsi que dans le portail. Aucun courriel distinct n’annonce son approche.

Ce qui arrive à l’échéance dépend de la Fin de la collecte :

Choix	À la date d’échéance
Fermer lorsque la demande est terminée (par défaut)	Rien ne change : la collecte reste ouverte et les rappels prévus continuent.
Fermer à la fin ou à la date d’échéance	Si la demande est incomplète, la collecte se ferme : la personne ne peut plus rien envoyer ni signer. Elle n’en est pas avisée. Le responsable de la demande et ses abonnés reçoivent « Collecte fermée à l’échéance », et la demande affiche Fermée à l’échéance.
Garder la collecte ouverte jusqu’à ce que je la ferme	Rien ne change : vous fermez la collecte vous-même.

• Comment fonctionnent les rappels automatiques?
• Les rappels continuent-ils tant que tous les éléments ne sont pas reçus?
• Que se passe-t-il à la date d’échéance d’une demande?
• Pouvez-vous modifier le texte des courriels envoyés à vos clients?

• Choisir qui est avisé et dans quelle langue
• Consulter l’historique d’une demande
• Demander une correction