Conservation et suppression automatique des documents échus

Chaque document reçu dans une demande porte une échéance : la fin de sa durée de conservation. À l’échéance, meo vous avise chaque semaine. Si votre espace l’autorise, il met aussi le document à la corbeille, où vous pouvez le récupérer pendant 30 jours.

Chaque type de document du Catalogue a sa Durée minimale de rétention, en jours, en mois ou en années, ou Conserver pour toujours. Un nouveau type part d’un an. Dans une demande, vous pouvez changer la conservation d’un élément pour cette demande seulement, dans ses réglages, sous Conservation.

L’échéance est fixée à la réception : la date du dépôt plus la durée. Une nouvelle durée s’applique aux prochains dépôts; les documents déjà reçus gardent la leur. Un fichier que vous téléversez directement dans un dossier, hors d’une demande, n’a pas d’échéance.

1. Dans Documents, ouvrez le menu ⋮ du fichier, puis cliquez sur Conservation.

2. Dans la fenêtre Conservation du document, sous Fixer une échéance, cliquez sur + 30 jours, + 90 jours ou + 1 an, ou choisissez une date. Pour ne jamais supprimer le document automatiquement, cochez plutôt Conserver indéfiniment.

   

3. Cliquez sur Enregistrer.

Chaque lundi, chaque utilisateur d’un espace reçoit un résumé dès qu’un document ou un renseignement reçu est échu ou arrive à échéance dans les 30 jours. L’objet ressemble à « 3 éléments arrivent à échéance ». Le courriel compte, par espace, les éléments expirés, ceux qui expirent dans 7 jours et ceux qui expirent dans 30 jours. Cet avis ne peut pas être désactivé : dans Notifications, Documents expirant affiche Toujours actifs.

Le bouton Voir le tableau de bord ouvre la page Échéances, sous Documents. Filtrez par Expirés, 7 jours ou 30 jours. Le menu de chaque ligne offre Prolonger l’échéance, Conserver indéfiniment et Supprimer; le bouton Purger, suivi du nombre de documents expirés, met les documents expirés à la corbeille, après deux confirmations.

Le choix se fait par espace. Dans les Paramètres de l’espace, onglet Conservation, la carte Conservation et destruction offre deux choix :

	Aviser seulement (par défaut)	Aviser et déplacer automatiquement à la corbeille
Avis du lundi	Oui	Oui, avec les éléments qui seront supprimés et la date
Documents échus	Ils restent, marqués Expiré. Vous décidez quoi supprimer.	Ils passent à la corbeille chaque nuit, récupérables 30 jours.
Renseignements reçus échus	Ils restent.	Ils sont supprimés définitivement, sans passer par la corbeille.

Pour activer la suppression automatique, choisissez la deuxième carte, puis cliquez sur J’autorise et j’active. Votre consentement et sa date sont enregistrés; la carte affiche « Activée le » suivi de la date. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent faire ce choix. À la création de votre compte, le même choix s’appelle Recevoir les avis et mettre à la corbeille.

Ouvrez Documents, puis Corbeille. Un élément y reste 30 jours, puis il est supprimé définitivement. Cochez-le et cliquez sur Restaurer pour le récupérer, ou sur Vider la corbeille pour tout supprimer tout de suite.

Au Canada, la conservation est encadrée par la loi fédérale (LPRPDE), règle de base pour les entreprises privées, par les lois de la Colombie-Britannique et de l’Alberta, et par la Loi 25 du Québec, la plus exigeante, que meo est conçu pour respecter : voir la section Sécurité, vie privée et Loi 25.

• Les documents échus sont-ils supprimés automatiquement?
• Comment fonctionne la durée de conservation des documents?
• Pouvez-vous garder un document au-delà de sa date d’échéance?

• Modifier un élément du catalogue
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