Dans cet article
SharePoint est déjà installé dans votre entreprise. Vous payez déjà pour Microsoft 365. Alors pourquoi investir dans un autre outil pour gérer vos documents?
Parce que SharePoint est une plateforme de collaboration, pas un système de gestion documentaire conforme. Et depuis que la Loi 25 est entièrement en vigueur, cette distinction peut vous coûter jusqu'à 25 millions de dollars.
Différence 1 : Le consentement
La Loi 25 (art. 14) exige un consentement manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques chaque fois que vous collectez des renseignements personnels.
SharePoint : aucune fonctionnalité de consentement. Vous partagez un document, c'est tout. Aucune trace de consentement, aucune finalité enregistrée, aucune durée de conservation associée.
GED conforme : le consentement est capturé automatiquement lorsque vous partagez un document avec un client. La finalité, la durée et l'horodatage sont enregistrés dans le journal d'audit.
Différence 2 : La rétention et la destruction
L'article 23 de la Loi 25 exige la destruction des renseignements personnels dès que la finalité est atteinte.
SharePoint : vous pouvez configurer des étiquettes de rétention avec Microsoft Purview, mais cela nécessite une licence E5 (plus de 75 $/utilisateur/mois) et l’intervention d’un spécialiste pour la configuration. La majorité des PME ne l’activent jamais.
GED conforme : les durées de conservation sont définies par type de document. Lorsque la durée expire, le système déclenche une alerte et exécute la destruction selon votre politique. Aucune configuration complexe nécessaire.
Différence 3 : L'hébergement des données
Microsoft offre des centres de données au Canada, mais ne garantit pas que vos données restent exclusivement au Québec. Vos renseignements personnels peuvent transiter par Toronto ou d'autres régions canadiennes, selon la charge et la configuration de votre tenant.
De plus, l'article 17 de la Loi 25 exige une ÉFVP avant tout transfert de renseignements personnels hors Québec. Même vers l'Ontario. Avez-vous réalisé cette évaluation pour SharePoint?
GED conforme avec hébergement québécois : vos données restent au Québec, sous juridiction québécoise. Aucun transfert interprovincial à évaluer.
Différence 4 : Le portail client
Partager des documents avec vos clients via SharePoint exige qu'ils créent un compte Microsoft ou qu'ils naviguent dans une interface conçue pour des employés, pas pour des clients externes.
GED conforme : un portail client à votre image, accessible sans création de compte, avec authentification sécurisée. Votre client voit ses documents dans une interface simple et professionnelle.
La différence d'expérience est concrète : un lien SharePoint partagé fait amateur. Un portail personnalisé inspire confiance.
Différence 5 : Le journal d'audit conforme
Si la CAI vous demande de prouver votre conformité, vous devez fournir un historique complet : qui a accédé à quel document, quand, et quelles actions ont été effectuées.
SharePoint : les journaux d'audit existent, mais ils sont dispersés dans le centre de conformité Microsoft 365, difficiles à extraire, et nécessitent une licence spécifique pour l'accès complet.
GED conforme : journal d'audit centralisé, lisible, exportable. Chaque action est tracée : accès, partage, modification, consentement, destruction. Prêt pour un audit de la CAI.
Le vrai coût de SharePoint
SharePoint semble abordable à 5 $/utilisateur/mois. Mais le coût réel pour une utilisation conforme à la Loi 25 inclut :
- Licence E5 pour les fonctionnalités de conformité : plus de 75 $/utilisateur/mois
- Configuration par un consultant spécialisé : 5 000 à 15 000 $
- Maintenance et mises à jour des politiques : coût récurrent
- ÉFVP à réaliser et documenter : temps et expertise
Pour une PME de 10 employés, le coût annuel réel dépasse facilement 10 000 $, sans compter le temps de gestion.
Le résumé
SharePoint est un excellent outil de collaboration. Mais pour la gestion documentaire conforme à la Loi 25, il exige des licences coûteuses, une expertise technique et une ÉFVP que la plupart des PME ne réalisent pas.
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Sources : Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca), Gouvernement du Québec (quebec.ca), Barreau du Québec.
Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique.