Durée de conservation des documents d'entreprise au Québec : le guide complet

« Combien de temps je dois garder ça? » C'est probablement la question que les propriétaires de PME posent le plus souvent à leur comptable. La réponse n'est jamais simple, parce que plusieurs lois s'appliquent simultanément — et depuis septembre 2024, la Loi 25 en ajoute une couche.

Voici le guide définitif des durées de conservation pour les entreprises québécoises.

Le principe de base : conserver le minimum nécessaire

La Loi 25 introduit un principe fondamental (art. 23) : les renseignements personnels doivent être détruits ou anonymisés dès que la finalité de la collecte est atteinte, sauf si une autre loi exige une conservation plus longue.

Autrement dit : vous ne pouvez plus garder « au cas où ». Vous devez justifier chaque document que vous conservez.

Durées de conservation par catégorie

Documents fiscaux et comptables

• Déclarations de revenus et pièces justificatives : 6 ans après la fin de l'année d'imposition (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 230; Loi sur les impôts du Québec)
• Factures de vente et d'achat : 6 ans
• Relevés bancaires et rapprochements : 6 ans
• Registres de TPS/TVQ : 6 ans
• Livres comptables généraux : 6 ans après la fin de l'année fiscale
• Reçus de dépenses : 6 ans

L'Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec exigent tous deux 6 ans. Après cette période, vous devez obtenir une autorisation écrite avant de détruire les registres (formulaire T137 pour l'ARC).

Documents d'emploi

• Dossiers d'employés actifs : durée de l'emploi + 3 ans (Commission des normes du travail)
• Registre de paie : 3 ans (Loi sur les normes du travail)
• Relevés d'emploi (RE) : 6 ans
• Dossiers CNESST : 5 ans après la fin de l'événement
• Registre des heures travaillées : 3 ans minimum

Documents juridiques et contractuels

• Contrats commerciaux : 6 ans après leur expiration (prescription civile au Québec, art. 2925 C.c.Q.)
• Baux commerciaux : 6 ans après la fin du bail
• Procès-verbaux et résolutions : durée de vie de l'entreprise
• Actes constitutifs : permanent
• Polices d'assurance : 6 ans après l'expiration

Documents spécifiques à la Loi 25

• Registre des incidents de confidentialité : 5 ans minimum (art. 3.8)
• Preuves de consentement : durée de la relation + durée de conservation applicable
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) : aucune durée prescrite, mais recommandé de conserver tant que le système évalué est en usage
• Demandes d'accès et réponses : 1 an minimum (recommandé 3 ans)

Documents professionnels par secteur

• Dossiers de courtage immobilier : 6 ans après la fermeture du dossier (OACIQ)
• Dossiers comptables CPA : 5 ans après la fin du mandat (Ordre des CPA)
• Dossiers notariaux : conservation perpétuelle (Loi sur le notariat)
• Dossiers de psychologues : 5 ans après le dernier service (OPQ)
• Dossiers juridiques (avocats) : 7 ans après la fermeture du dossier (Barreau du Québec)

L'erreur qui coûte cher : conserver trop longtemps

Avant la Loi 25, la stratégie de plusieurs PME était de tout garder indéfiniment. Cette approche est maintenant risquée :

• Violation de l'art. 23 : conserver des renseignements personnels au-delà de la finalité est une infraction
• Surface d'exposition agrandie : plus vous conservez de données, plus une fuite de données est dommageable
• Coûts de stockage inutiles : les données obsolètes occupent de l'espace et compliquent la recherche

Le calcul des dommages punitifs en cas d'incident est directement lié au nombre de personnes touchées. Moins vous conservez de données anciennes, moins vous êtes exposé.

Comment mettre en place un calendrier de conservation

Étape 1 : Inventorier vos documents

Créez un registre de tous les types de documents que vous conservez. Pour chacun, identifiez :

• Le type de renseignements personnels qu'il contient
• La finalité de la collecte
• La loi qui dicte la durée de conservation
• La date à partir de laquelle le délai court (création, fin de contrat, dernier service)

Étape 2 : Définir les règles de destruction

Pour chaque catégorie, déterminez :

• La durée de conservation applicable (la plus longue des lois applicables)
• La méthode de destruction (suppression sécurisée, déchiquetage pour le papier)
• Le responsable de l'approbation de la destruction

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