Dans cet article
Vous utilisez probablement déjà Google Drive, OneDrive ou Dropbox pour stocker vos documents. Ces outils sont pratiques, abordables et familiers. Mais depuis que la Loi 25 est entièrement en vigueur, la question n’est plus « quel outil est le plus pratique? » — c’est « quel outil me garde conforme? »
La réponse courte : aucun des trois.
Ce que la Loi 25 exige de vos outils
Avant de comparer, voici ce que la loi attend concrètement de votre solution de gestion documentaire :
- Consentement documenté — chaque collecte de renseignements personnels doit être tracée avec la finalité spécifique (art. 14)
- Rétention et destruction — les données doivent être détruites quand la finalité est atteinte (art. 23)
- Journal d’audit — vous devez prouver qui a accédé à quoi, quand, et quelles actions ont été effectuées
- Portabilité — export en format structuré (CSV, JSON) dans un délai de 30 jours (art. 27)
- Hébergement au Québec — sinon, une ÉFVP est obligatoire avant tout transfert hors Québec (art. 17)
Google Drive
Google Drive est un espace de stockage, pas un système de gestion documentaire. Vous pouvez y déposer des fichiers, les partager par lien, et c’est à peu près tout.
- Aucune capture de consentement
- Aucun calendrier de rétention
- Les fichiers supprimés restent dans la corbeille 30 jours — pas de destruction sécurisée
- Pas de journal d’audit conforme pour la CAI
- Aucune garantie d’hébergement au Québec — une ÉFVP peut être requise
Il n’y a pas de « mode conformité » dans Google Drive. Ce n’est tout simplement pas conçu pour ça.
OneDrive et SharePoint
Microsoft offre des fonctionnalités de conformité — mais elles ne sont pas incluses dans les plans de base. Les étiquettes de rétention et le journal d’audit complet nécessitent Microsoft Purview, qui vient avec une licence E5 à plus de 75 $/utilisateur/mois.
- Les fonctionnalités de conformité exigent une licence E5 (plus de 75 $/utilisateur/mois)
- Configuration complexe — nécessite un spécialiste (5 000 à 15 000 $)
- Aucune capture de consentement native
- Hébergement au Canada, mais pas nécessairement au Québec
- Interface conçue pour les employés, pas pour les clients externes
Pour une PME de 10 employés, le coût annuel réel dépasse facilement 10 000 $ — sans compter le temps de configuration et de maintenance.
Dropbox Business
Dropbox est simple et efficace pour le partage de fichiers. Mais comme Google Drive, c’est un outil de stockage — pas de gestion documentaire.
- Aucune gestion du consentement
- Pas de calendrier de rétention automatisé
- Fichiers supprimés récupérables jusqu’à 180 jours — la destruction n’est pas immédiate
- Journal d’activité limité — pas suffisant pour un audit CAI
- Hébergement aux États-Unis par défaut
Résumé : qui fait quoi?
| Fonctionnalité | Google Drive | OneDrive | Dropbox | Meo |
|---|---|---|---|---|
| Consentement automatisé | Non | Non | Non | Oui |
| Rétention automatisée | Non | E5 requis | Non | Oui |
| Destruction sécurisée | Non | E5 requis | Non | Oui |
| Journal d’audit CAI | Non | E5 requis | Non | Oui |
| Export structuré (portabilité) | Non | Partiel | Non | Oui |
| Hébergement au Québec | Non | Non garanti | Non | Oui |
| Portail client sans compte | Non | Non | Non | Oui |
| Anonymisation en un clic | Non | Non | Non | Oui |
| À partir de | Gratuit | 5 à 75+ $/utilisateur | 15 $/utilisateur | 35 $/mois |
Et si tout ça était déjà géré pour vous?
Meo est une plateforme de gestion documentaire conçue pour la conformité Loi 25. Hébergement au Québec, consentement automatisé, rétention, audit, portabilité, anonymisation — tout est intégré.
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Sources : Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca), Gouvernement du Québec (quebec.ca), Barreau du Québec.
Cet article est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique.