CPA : pourquoi Acomba + Google Drive ne suffit plus

Si vous êtes CPA au Québec, il y a de fortes chances que votre quotidien ressemble à ceci : Acomba pour la comptabilité, Google Drive (ou Dropbox) pour les fichiers, Outlook ou Gmail pour les courriels, et des clés USB pour les transferts d'urgence.

Ce système fonctionne depuis des années. Il est familier, il est « gratuit » (en apparence), et tout le monde sait s'en servir. Alors pourquoi changer?

Parce que la Loi 25 a changé les règles du jeu. Et ni Acomba, ni Google Drive, ni leur combinaison ne vous rendent conforme.

Ce qu'Acomba fait bien

Acomba est un excellent logiciel comptable québécois. Il gère la tenue de livres, la facturation, la paie, les déclarations fiscales. C'est un outil de production, pas un outil de gestion documentaire.

Acomba ne gère pas :

• Le stockage sécurisé des documents clients (pièces d'identité, relevés, autorisations)
• Le consentement à la collecte de renseignements personnels
• Les durées de rétention et la destruction automatisée
• Le partage sécurisé de documents avec les clients
• Les demandes d'accès et de portabilité des données

Ce n'est pas une critique d'Acomba — ce n'est simplement pas son rôle.

Ce que Google Drive ne couvre pas

Google Drive est un outil de stockage généraliste. Il excelle dans le partage de fichiers entre collègues et la collaboration en temps réel. Mais pour un cabinet comptable soumis à la Loi 25, ses lacunes sont critiques :

Hébergement hors Québec

Vos fichiers sur Google Drive sont stockés sur des serveurs de Google, principalement aux États-Unis. La Loi 25 (art. 17) exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) avant tout transfert de renseignements personnels hors Québec. Avez-vous fait cette évaluation? La plupart des cabinets ne l'ont pas fait.

Aucune gestion de la rétention

Google Drive n'a pas de concept de durée de conservation. Un fichier déposé en 2018 y restera indéfiniment, même si sa conservation n'est plus justifiée. La Loi 25 exige la destruction des renseignements personnels dès que la finalité est atteinte.

Aucun consentement intégré

Quand un client vous envoie ses documents fiscaux via Google Drive, aucun consentement n'est capturé. La Loi 25 exige que le consentement soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques (art. 14). Un simple partage de dossier ne remplit pas cette obligation.

Pas de journal d'audit

Si la CAI vous demande de prouver qui a accédé aux documents d'un client et quand, Google Drive ne vous fournira pas un journal d'audit conforme. Vous ne pouvez pas démontrer votre conformité.

Le vrai problème : la combinaison ne couvre rien

Acomba gère la production comptable. Google Drive gère le stockage de fichiers. Mais aucun des deux ne gère :

• Le consentement à la collecte de renseignements personnels
• Les durées de rétention et la destruction automatisée
• Le partage sécurisé avec les clients (portail dédié, sans courriel)
• Les demandes d'accès et de portabilité dans les 30 jours requis
• Le journal d'audit pour démontrer la conformité à la CAI

Vous avez besoin d'une troisième pièce : un outil de gestion documentaire conforme qui fait le pont entre votre logiciel comptable et vos clients.

Meo : la pièce manquante

Meo ne remplace pas Acomba — il le complète. Acomba reste votre outil de production comptable. Meo gère tout ce qui touche aux documents clients et à la conformité Loi 25 :

• Portail client personnalisé — Vos clients déposent leurs documents dans un portail sécurisé à votre image, sans compte à créer.
• Consentement automatisé — Chaque soumission capture le consentement avec horodatage, finalité et durée de rétention.
• Hébergement 100 % au Québec — Pas de transfert hors Québec à évaluer.
• Rétention et destruction automatisées — Configurez vos durées de conservation par type de document. Le système gère le reste.
• Journal d'audit complet — Chaque accès, chaque téléchargement, chaque action est journalisée. Preuve prête pour la CAI.

Essayez Meo gratuitement pendant 30 jours et complétez votre pratique comptable avec la conformité Loi 25.