Courtiers immobiliers : combien de temps conserver vos dossiers OACIQ?

En tant que courtier immobilier, vous accumulez des dizaines de documents par transaction : promesse d'achat, contre-proposition, déclaration du vendeur, rapport d'inspection, certificat de localisation, relevés de taxes, pièces d'identité des parties. Chaque dossier est un coffre-fort de renseignements personnels.

Mais combien de temps devez-vous les conserver? Et que se passe-t-il quand le délai expire? La réponse est plus complexe qu'il n'y paraît — parce que deux régimes légaux s'appliquent simultanément.

Les exigences de l'OACIQ

Le Règlement sur les dossiers, livres et registres, la comptabilité en fidéicommis et l’inspection des courtiers et des agences (art. 17) est clair : vous devez conserver tous les documents relatifs à une transaction pendant un minimum de 6 ans après la date de fermeture définitive du dossier.

Cela inclut :

• Les formulaires obligatoires (promesse d'achat, déclarations, avis)
• La correspondance avec les parties
• Les documents reçus dans le cadre de la transaction
• Les preuves de vérification d'identité
• Les registres de collaboration entre courtiers

L'OACIQ peut demander l'accès à ces dossiers lors d'une inspection ou d'une enquête disciplinaire. Ne pas pouvoir les produire est une faute déontologique.

Ce que la Loi 25 ajoute

La Loi 25 ne contredit pas l'OACIQ — elle ajoute une couche supplémentaire d'obligations :

1. La destruction obligatoire

Une fois le délai de 6 ans écoulé, vous ne pouvez pas simplement laisser les dossiers dormir indéfiniment. La Loi 25 exige que les renseignements personnels soient détruits ou anonymisés dès que la finalité de leur conservation est atteinte.

Conserver la pièce d'identité d'un acheteur pendant 15 ans « au cas où », c'est une infraction.

2. Le registre des incidents

Si un dossier client est compromis (vol d'ordinateur, accès non autorisé, courriel envoyé à la mauvaise personne), vous devez :

• Consigner l'incident dans un registre
• Évaluer le risque de préjudice
• Notifier la CAI et les personnes concernées si le risque est sérieux
• Conserver le registre pendant 5 ans

3. Le droit d'accès

Un ancien client peut vous demander l'ensemble des renseignements que vous détenez sur lui. Vous avez 30 jours pour répondre, dans un format structuré. Bonne chance si vos dossiers sont éparpillés entre un classeur, une clé USB et trois comptes de courriel.

Le problème des dossiers éparpillés

La réalité de nombreux courtiers :

• Les promesses d'achat sont dans le logiciel de courtage
• Les photos et rapports d'inspection sont sur Google Drive
• La correspondance est dans la boîte courriel
• Les pièces d'identité sont sur le téléphone
• Les vieux dossiers sont dans des boîtes au sous-sol

Cette fragmentation rend impossible la conformité à la Loi 25. Vous ne pouvez pas détruire de manière sécurisée ce que vous ne pouvez pas localiser.

Le calendrier de conservation recommandé

| Type de document | Délai | Après expiration |

|---|---|---|

| Dossier de transaction complet | 6 ans après fermeture | Destruction sécurisée |

| Pièces d'identité | 6 ans après fermeture | Destruction immédiate |

| Registre d'incidents | 5 ans après l'incident | Destruction sécurisée |

| Correspondance client | 6 ans après fermeture | Destruction sécurisée |

| Documents marketing (sans RP) | Aucune obligation | Suppression recommandée |

Comment Meo simplifie la gestion des dossiers de courtage

Meo centralise vos dossiers de transaction dans un environnement sécurisé et conforme :

• Un dossier par transaction — Tous les documents au même endroit, accessibles en un clic.
• Alertes de rétention automatisées — Le système vous notifie quand un dossier atteint 6 ans et doit être détruit.
• Hébergement 100 % au Québec — Pas de transfert transfrontalier à évaluer.
• Portail client sécurisé — Recevez les pièces d'identité et documents sans courriel non chiffré.
• Export structuré — Répondez aux demandes d'accès en quelques clics, dans le délai de 30 jours.
• Registre d'incidents intégré — L'IA évalue la gravité et génère les notifications requises.

Vos dossiers ne sont pas que des documents — ce sont des preuves de diligence. Protégez-les en conséquence.

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